Mình biết đến Notion khoảng cuối năm 2019, khi được bạn mình là Anthony – Product Manager giới thiệu. Nhưng lúc này mình dùng Notion là vì bạn mình dùng ứng dụng này và mình đang co-create, chứ không hề có ý định dùng Notion để quản lý cuộc sống.

Sau này, khi vào công ty hiện tại, mình mới bắt đầu dùng Notion nhiều hơn, nhưng chủ yếu là để ghi chú, vì ứng dụng trong công ty mình có markdown. Trong khi đó, nếu copy nội dung từ Notion qua thì bạn không cần gõ markdown, nên mình thấy tiện.

Trước kia, mình thường quản lý mọi việc của mình bằng các file excel. Thật ra mình cũng không quá nghiêm túc, nhưng từ ngày mình thành lập Shecrets, mình cảm thấy cần có một công cụ giúp mình sắp xếp các thông tin, lịch và tài chính. Hiện tại mình vẫn dùng Google Spreadsheet và Google Calendar song song với Notion. Và dưới đây là những tips mình đã áp dụng để xây dựng trang Notion của mình như một công cụ quản lý “all-in-one”.

1. Liệt kê các Life Areas tại trang chính

Trên Notion có rất nhiều template. Mình thấy có nhiều bạn dùng Notion để làm website nên các bạn ấy khá đầu tư vào giao diện. Mình dùng Notion chủ yếu để quản lý cuộc sống cá nhân nên mình không để chế độ công khai. Nếu bạn muốn dùng Notion như một trang web, bạn có thể bật chế độ công khai và track người vào xem trang của bạn.

Để tạo một template, bạn có thể dùng template có sẵn của Notion hoặc duplicate từ các template mà người dùng khác đã tạo. Sau đó tùy chỉnh để phù hợp với sở thích và việc quản lý của bản thân. Trên Facebook, có cộng đồng Notion Việt Nam. Bạn có thể vào đây để học hỏi các template Notion hay ho cũng như các bí quyết thông minh khi sử dụng Notion.

Template của mình khá đơn giản, đây là trang chính nên mình chọn liệt kê các Life Areas mà mình quản lý. Trong từng area sẽ có các mục nhỏ khác nhau.

_{Đây là trang chính của mình, nơi mình liệt kê các Life Areas mình muốn quản lý}

2. Quản lý các việc cần làm với Life Dash

Life Dash là nơi mình sắp xếp các việc cần làm. Để hiệu quả mình tích hợp Google Calendar vào trang này để mình có thể lên lịch cho bản thân, kèm theo đó là Yearly Goals để mình theo dõi tiến độ hoàn thành mục tiêu mỗi năm của mình.

Tại đây, mình chia ra 4 board chính. Tiếp theo, mình sẽ list ra hết tất cả những việc mà mình cần làm và muốn làm vào từng card. Sau đó phân chia các card này vào các board tương ứng như bên dưới:

• ^{Done: Các việc mình đã hoàn thành;}
• ^{Doing Now: Các việc mình cần làm ngay bây giờ;}
• ^{Not Doing Now: Các việc mình cần làm nhưng không phải ngay bây giờ;}
• ^{Never Doing Now: Các việc mình cần làm nhưng trong một tương lai xa.}

_{Thực ra bảng này có tên là Life Planner nhưng mình tích hợp nhiều thứ vô hết trong này nên gọi là Life Dash (Life Dashboard)}

Các card sẽ được mình di chuyển linh động qua lại dựa theo mức độ ưu tiên của card đó trong một tuần. Và mỗi card đều được dán nhãn theo từng domain. Vì mình thấy nếu không label từng card, mình sẽ rất khó hình dung tỷ lệ các việc mình làm đang về cái gì và trong lĩnh vực nào của cuộc sống. Cách quản lý này mình được một chị tại công ty hướng dẫn. Mình cảm thấy nó rất cool. Đặc biệt là đối với một người hay trì hoãn như mình 🙂

3. Kệ sách Digital

_{Có mấy quyển mình đọc từ năm 2020 mãi đến năm nay mới xong 👩🏻‍🦰}

Thực sự mình thấy motive của mình khi làm cái này là vì làm màu hơn là quản lý 😂 vì việc đọc sách với mình là một sở thích nên mình không muốn “quản lý” nó như những việc mình phải làm. Song mình phát hiện ra có rất nhiều sách mình đã đọc được đến 1/3 hay 1/4 nội dung nhưng mình không đọc nữa, và khi đọc lại mình cũng không nhớ mình đã đọc nó.

Vì vậy, mình quyết định bỏ mục này vào Notion, để tiện tracking lại việc đọc sách và ghi chú những điểm chính trong từng quyển sách mình đọc. Tuy nhiên, đến hiện tại mình chỉ áp dụng phương pháp ghi chú này với các đầu sách mang hàm lượng kiến thức nhiều (như Homo Sapiens, Hooked, Principles). Với các sách thuộc thể loại Bio, văn học hay tiểu thuyết thì mình thấy việc hệ thống hóa như trên là không cần thiết.

4. Digital journal với Brain Dumping

Như mình đã đề cập ở một blog trước về việc luyện viết, mình sử dụng Notion chủ yếu để viết Brain Dumping. Mỗi khi có bất kỳ ý tưởng hay suy nghĩ gì, mình đều ghi chú vào Notion, đôi khi là Notes của điện thoại. Nói chung là vật nào capture được nhanh nhất thì mình dùng nó để ghi lại.

_{Ở mục này mình chọn Gallery view vì nó dễ nhìn nhất}

5. Bucket List

_{Mượn caption trong bucket list của Anthony để ghi chú cho hình này “Life is short and the world is wide” 🙂}

Mình để bucket list của mình trong mục Life Dash, vì đây là nơi quản lý những thứ mình muốn trải nghiệm. Đôi khi nó cũng là động lực cho mình nữa, mỗi lần lười mình sẽ vào đó xem sau đó thì nhấc mông đi làm việc haha.

Kết

Sử dụng Notion được một thời gian mình thấy ứng dụng này có nhiều chức năng khá hữu ích và có thể quản lý rất nhiều phương diện trong cuộc sống. Mình coi nó như sổ tay cá nhân vậy vì mình ghi chú và sắo xếp gần như mọi vấn đề về cuộc sống và công việc tại đây. Hy vọng mọi người sẽ tìm vài điểm hữu ích để tối ưu trang Notion của mình nhé!

32